Comment créer un publipostage avec Word

Bonjour à tous !

Comme promis sur mon récent post « Figer une ou deslignes sur Excel »  je reviens aujourd’hui avec un nouveau tuto pour vous montrer comment créer un publipostage dans Word avec base de données Excel.

Supposons que vous avez une demande de stage, une demande d’emploi ou encore une demande de soutien que vous voulez adresser à plusieurs personnes à la fois. Vous perdez souvent beaucoup de temps pour créer tous ces fichiers. Certains font le traditionnel « copier-coller » pour ensuite modifier les entêtes et corps une à une. Et pourtant il existe des solutions simples et pas compliquées du tout !

Bon assez bavardé,  pas à pas, nous allons créer notre premier publipostage aussi simple que « Bonjour Mdame » !

Pour commencer, nous allons utiliser un fichier type. Pour celui-ci je choisis un fichier de type invitation (vous pouvez le télécharger ici). 

Notre objectif sera d’envoyer ce message à quatre  personnes par exemple. Pour ce faire nous allons créer un autre fichier Excel que j’appellerais base(Aïe, Aïe, encore Excel, c’est dur à utiliser…Détrompez-vous, ce n’est pas si compliqué que vous le pensez). Dans celui-ci, je vais mettre le nom, le Prénom, la Fonction, l’adresse, et le sexe et remplir les colonnes avec des noms choisis au hasard.

Pour plus de facilités (pour les débutants comme moi), je vous demanderais de renommer la première feuille « BASE » et de supprimer les autres feuilles par défaut sur Excel (Feuil2 et Feuil3).

Notre base de données est prête. Enregistrez le classeur sous le nom de Publipostage.

Pour cet exercice, je vous demanderais de l’enregistrer dans « Mes documents » pour plus de simplicité.

Maintenant, retournez sur le fichier Word de votre lettre.

Sur le menu, cliquez sur l’onglet publipostage

Dans la rubrique Démarrer la fusion et le publipostage, vous verrez Sélection des destinataires

Cliquez dessus et choisissez le sous menu « Utiliser la liste existante).

Au clic de ce sous menu, une fenêtre s’ouvre et vous demande de choisir un  fichier. Cliquez sur Documents à votre gauche et faites un double clic sur votre fichier Excel (Publipostage pour mon cas).  Une nouvelle fenêtre apparaît

Veillez à ce que cette cage (La première ligne de données…) soit cochée et cliquez sur OK.

Un petit ouf de soulagement et on continue. Nous venons de réussir une nouvelle étape.

Dans la rubrique Champs d’écriture et d’insertion, cliquez sur Insérer un champ de fusion et vous verrez les titres que vous avez créé.

Nous allons remplacer destinataire par Prénom et Nom. Pour ce faire, sélectionnez Destinataire et insérez le champ de fusion « Prénom » ; mettez un espace après et insérez « Nom »

Vous devez avoir un résultat comme ceci :

Faites de même pour l’adresse, le CP et la ville ;

Au finish vous devez avoir quelque chose comme ceci :

C’est bien ! Vous venez de franchir une nouvelle étape très importante. Vous pourrez maintenant continuer pour la civilité et la fonction du destinataire.

Pour la civilité, c’est la seule partie qui demandera un choix de règles. Eh ben oui, il y aura des règles puisque nous avons des hommes et des femmes.

Il suffit juste d’être logique. Pour ce faire, Sélectionnez « Madame/Monsieur » et  cliquez sur « Règles » qui se trouve juste à côté du bouton Insérer un champ de fusion.  Vous verrez une liste de « règles » ; Choisissez « Si…Alors…Sinon… » et vous aurez une nouvelle fenêtre comme celle-ci.

La règle que vous devez dire à Word est la suivante : Si le Sexe est égal à M, Alors mettre Monsieur, Sinon mettre Madame

Pour vous simplifier la tâche, voici la règle que j’ai choisie. Pour les féministes, vous pouvez faire le contraire c’est-à-dire si Comparer avec F, insérer le texte suivant : Madame Sinon, celui-ci Monsieur.

Place à la dernière étape maintenant. Sélectionnez le Maire et insérer le champ de fusion « Fonction ». Puisque la civilité au début est identique à celle de la formule de politesse, vous pouvez faire un « copier-coller » afin de gagner encore plus de temps.

Quand vous aurez terminé, cliquez sur Aperçu des résultats pour afficher votre sourire car tout devrait rentrer dans l’ordre si vous avez bien suivi les explications.

Voilà ce fut un peu long mais une vidéo sera mise en ligne sous peu pour être plus pratique. En attendant, vous pouvez télécharger le fichier au format pdf.

Merci de votre attention.