Comment créer un publipostage avec Word

Bonjour à tous !

Comme promis sur mon récent post « Figer une ou deslignes sur Excel »  je reviens aujourd’hui avec un nouveau tuto pour vous montrer comment créer un publipostage dans Word avec base de données Excel.

Supposons que vous avez une demande de stage, une demande d’emploi ou encore une demande de soutien que vous voulez adresser à plusieurs personnes à la fois. Vous perdez souvent beaucoup de temps pour créer tous ces fichiers. Certains font le traditionnel « copier-coller » pour ensuite modifier les entêtes et corps une à une. Et pourtant il existe des solutions simples et pas compliquées du tout !

Bon assez bavardé,  pas à pas, nous allons créer notre premier publipostage aussi simple que « Bonjour Mdame » !

Pour commencer, nous allons utiliser un fichier type. Pour celui-ci je choisis un fichier de type invitation (vous pouvez le télécharger ici). 

Notre objectif sera d’envoyer ce message à quatre  personnes par exemple. Pour ce faire nous allons créer un autre fichier Excel que j’appellerais base(Aïe, Aïe, encore Excel, c’est dur à utiliser…Détrompez-vous, ce n’est pas si compliqué que vous le pensez). Dans celui-ci, je vais mettre le nom, le Prénom, la Fonction, l’adresse, et le sexe et remplir les colonnes avec des noms choisis au hasard.

Pour plus de facilités (pour les débutants comme moi), je vous demanderais de renommer la première feuille « BASE » et de supprimer les autres feuilles par défaut sur Excel (Feuil2 et Feuil3).

Notre base de données est prête. Enregistrez le classeur sous le nom de Publipostage.

Pour cet exercice, je vous demanderais de l’enregistrer dans « Mes documents » pour plus de simplicité.

Maintenant, retournez sur le fichier Word de votre lettre.

Sur le menu, cliquez sur l’onglet publipostage

Dans la rubrique Démarrer la fusion et le publipostage, vous verrez Sélection des destinataires

Figer une ligne (ou des lignes) sur Excel

Fixer une entête, une ligne ou des lignes sur Excel est une chose courtoise surtout si nous devons parcourir des données sur plusieurs lignes ou colonnes sans perdre le fil c’est-à-dire le libellé de chaque ligne ou colonne.

Ce tuto est fait pour aider ceux qui ont une fois rencontré ce genre de problème.

Sur cette image par exemple, nous avons comme entête des libellés et des données suivent sur plusieurs lignes.

Afin de fixer (figer) la première ligne, cliquez sur l’onglet Affichage, ensuite sur figer les volets puis sur « Figer la ligne supérieure ». 

C’est chose faite maintenant.

Vous verrez donc qu'en défilant nous avons la première ligne qui est figée (on retrouve juste après elle la ligne 14)...

Il arrive parfois que nous exprimons le désir de figer plusieurs lignes. Dans ce cas, cliquez sur la ligne qui suit celles que vous voulez figer et cliquez sur figer les volets.

Par exemple, je veux figer les lignes 1 à 5 ; je mets le curseur sur la ligne 6 et je clique sur Figer les volets comme sur l’action précédente. Si en défilant vous vous apercevez que la ligne 5 est toujours fidèle à vous, cela signifie que vous avez réussi.

C'est simple non!! A vous maintenant.

NB : Il faut signaler également que cette action ne s’applique pas si le Mode Mis en Page est activé.

Au revoir